کار بیشتر در زمان کمتر - خانه انگلیسی

به گزارش خانه انگلیسی، شرکت ها وقتی عظیم می شوند -به لحاظ تعداد کارکنان و حجم واحد های سازمانی- انجام یک پروژه یا طرح نو در آن ها با پیچیدگی همراه می گردد. هرکدام از مدیران یا اعضای تیم راهنمایی پروژه، مسوولیت کار را متوجه دیگری می داند یا منتظر اقدام نفر بعدی است. این سردرگمی مانع فعالیت بیشتر در زمان کمتر می گردد. برای اداره مقتدرانه ابرشرکت، الگوی تازه ای وجود دارد.

دنیای اقتصاد در ادامه نوشت: همه می خواهند کار های بیشتری را در زمان کمتری انجام دهند. با این وجود هنوز وقتی افراد با یکدیگر همکاری می نمایند، غالبا با مجموعه ای از مسائل مشترک روبه رو می شوند: سردرگمی درباره اینکه چه کسی مسوول چه چیزی است؛ اصطحکاک میان گروه ها یا واحد های مختلف سازمان؛ موانعی که پیشرفت را کاملا متوقف می نمایند.

ما در شرکت Compass - شرکتی فعال در حوزه فناوری های املاک و مستغلات که من آن را رهبری می کنم و اکنون عظیم ترین کارگزاری مستقل در این حوزه در آمریکاست - با پیروزیت روشی به نام نقطه مفرد جوابگویی (Single Point of Accountability-SPOA) را برای حل مستقیم این چالش ها پیاده سازی کردیم.

این ایده به طور فریبنده ای ساده و به شکل شگفت آوری قدرتمند است. برای یاری به شما در جهت عملی ساختن نقش SPOA در سازمان تان، اجازه دهید ابتدا بگویم که این مفهوم از کجا به وجود آمده و وجه تمایز آن با سایر ساختار های شناخته شده جوابگویی چیست.

وقتی فهمیدم مسئله ای در کار است

همان طور که سازمان مان از 12 نفر کارمند در یک شهر به ده ها هزار آژانس املاک و کارمند که به بیش از 300 شهر در آمریکا خدمات می دهند، رشد کرد، متوجه شدم که افراد وقت بیشتری صرف می نمایند که بفهمند چه کاری باید انجام دهند و در واقع زمان کمتری را برای انجام کار هایی که نتیجه می دهد، صرف می نمایند.

پیچیدگی های شرکت چند برابر شد، کارمندان به شکل فزاینده ای به صورت تخصصی کار می کردند و بیشتر پروژه ها احتیاجمند مشارکت چند واحد با اولویت های متعدد می شدند. در نتیجه سرعت و پیشرفت ما کاهش یافته بود، اما کمی طول کشید که بفهمیم دقیقا چرا همچین چیزی در حال وقوع است.

یکی از عظیم ترین موانع ما طی مکالمه روزمره من با دو نفر از همکارانم از گروه حقوقی و گروه اقتصادی برایم آشکار شد. ما در حال مذاکره برای شروع شراکتی با یک شرکت دیگر بودیم و من درباره آخرین شرایط شرایط این معامله درخواست اطلاعات کردم. پیش از این چند بار به وسیله ایمیل در این باره پرس وجو نموده بودم، اما هر بار پاسخ شفافی دریافت نکردم؛ بنابراین وقتی هر سه نفر ما فرصت کنار هم بودن در یک اتاق را پیدا کردیم، مستقیما پرسیدم: اوضاع چطور پیش می رود؟ هنوز شرایط شراکت را نهایی نکردید؟

یکی از آن ها گفت: ما در حال پس و پیش رفتن هستیم، اما انتظار داریم به زودی پاسخ قطعی را دریافت کنیم.

من که به علت فقدان جزئیات ناامید شده بودم، گفتم: ما چه کسی است؟ من متوجه نمی شوم چه کسی مشخصا در حال اجرا چه کاری است؟

سکوت کوتاهی برقرار شد. آن طور که مشخص شد هر کدام از آن ها فکر می کرد طرف مقابل پاسخ خواهد داد. در طول پروژه، تمایل آن ها به حفظ فضای مشارکت باعث شده بود مسائل را به یکدیگر ارجاع دهند. پروژه از زمان بندی خود عقب افتاده بود، چون هیچ یک از کارمندان مسوولیت پیش بردن پروژه را به صورت فردی بر گردن خود نمی دید. آن ها اغلب منتظر ایمیل یکدیگر بودند که این مساله تنگنا ها و تاخیر های غیرضروری ایجاد می کرد.

این شرایط چند چیز را برای من روشن کرد. اول اینکه این مساله اشتباه آن ها نبود - این اشتباه من بود که هنوز سیستم جوابگویی قابل قبولی را ایجاد ننموده ام. دوم اینکه این مساله تنها در اینجا نبود؛ این مساله از صد ها راه در کل شرکت در حال وقوع بود. برای اینکه شراکت با آن شرکت را به خاتمه برسانیم، من یکی از آن دو کارمند را موظف ساختم که به شکل فردی برای تکمیل و نهایی ساختن این پروژه مسوول باشد. پس از این، ما این معامله شراکت را ظرف یک هفته نهایی ساختیم. از آن روز تا به حال در سازمان از رویکرد SPOA استفاده می کنیم.

SPOA چطور کار می نماید؟

برای هر پروژه ای که احتیاجمند مشارکت چند گروه است، ما یک نفر را موظف می سازیم نقطه مفرد جوابگویی (SPOA) در رابطه با پروژه باشد. آن فرد مسوول پیش بردن پروژه، از بین بردن موانع، شفاف سازی نقاط ابهام، محول کردن وظایف و حل مسائل است.

البته که احتیاجی نیست آن فرد انجام کل پروژه را خود بر عهده بگیرد، بلکه باید اطمینان حاصل کند که پروژه انجام و تکمیل می گردد و مسوولیت های همه افراد گروه شفاف و مشخص است و هر زمان که کسی اطلاعاتی از آخرین شرایط پروژه خواست، فرد مشخص شده به اسم نقطه مفرد جوابگویی (SPOA) شخصی خواهد بود که می تواند و باید پاسخ بدهد.

یک SPOA خوب برای هر فردی از گروه که درباره نقش خود در پروژه ابهامی دارد، به خوبی شفاف سازی می نماید. این شخص، دیگر اعضای گروه پروژه را قادر می سازد که بر کار خود تمرکز نمایند، چرا که همه افراد گروه می دانند او با وسواس تمام، پیشرفت و پیروزیت پروژه به صورت کلی را پیگیری می نماید و احتیاجی نیست آن ها این دغدغه را داشته باشند. بعلاوه او با آگاهی مداومی که از تمام مراحل یک پروژه دارد، می تواند الگو ها را شناسایی کند و بینش خوبی درباره اینکه چه چیز هایی موثر کار می نمایند و چگونه می توان فرایند ها را در آینده بهبود داد، ارائه دهد.

وجه تمایز

برخلاف مدیر پروژه، SPOA یک اسم شغلی یا نقش دائمی نیست؛ بلکه هر بار که ابتکار یا پروژه ای به وجود می آید که به طور دقیقی با واحد های فعلی سازمان یا توضیح وظایف موجود انطباق ندارد، ما یک SPOA را مشخص می کنیم که آن را تا سرانجام پیش ببرد. بعلاوه برخلاف نقش های مدیریت حساب یا پیروزیت مشتری، به SPOA این اختیار داده شده که برای اتمام پروژه هر کاری که ضروری است، انجام دهد.

وظیفه SPOA این نیست که نارضایتی مشتریان را رفع کند و برای مشتریان ارتباطات داخل سازمانی برقرار سازد. آن ها در واقع مسوول این هستند که نتایج نهایی را حاصل نمایند و از آن ها انتظار می رود منابعی که برای این کار احتیاج دارند را فراخوانی نمایند. این نقش از یک پروژه تا پروژه دیگر و از ابتکاری تا ابتکار دیگر براساس احتیاج های لازم تغییر می نماید.

شاید نزدیک ترین نقش به SPOA، نقش جوابگو (Accountable) در ماتریس واگذاری مسوولیت (RACI matrix) - یک چارچوب مدیریت پروژه که برای یاری به شفاف سازی نقش ها و مسوولیت ها طراحی شده - باشد. با این تفاوت که SPOA بسیار ساده تر و واضح تر است که باعث می گردد به کارگیری این نقش به طور طبیعی در سراسر سازمان شما توسعه یابد.

5 عامل کلیدی در رویکرد SPOA

درک ایده اصلی SPOA بسیار آسان است، با این حال ما در طول سال ها، چند مساله را در این باره آموخته ایم که چه زمانی و چگونه این نقش را عملی کنیم که بیشترین تاثیرگذاری را داشته باشد.

1- در شروعگری های میان گروهی SPOA ضروری است

برای مثال ما در سازمان خود هر زمان دفتر تازهی در شهری دیگر راه اندازی می کنیم، نظارت بر پیشرفت مراحل را به یک SPOA محول می کنیم. راه اندازی هایی مثل این احتیاجمند همکاری های نزدیک میان 12 واحد مختلف سازمان است که حضور یک SPOA را ضروری می سازد.

2-پروژه های تازه و بدیع احتیاجمند SPOA است

زمانی که برای نخستین بار گزارش عایدی فصلی به یک شرکت دولتی ارائه کردیم می دانستیم با موانع فرآیندی و چالش های ارتباطی روبه رو خواهیم شد، چرا که پیش از این هرگز این کار را انجام نداده بودیم. واضح بود که در اینجا SPOA باید سرپرست ارتباطات سرمایه گذاری باشد. در این مورد، SPOA ما تصمیم گرفت برای کلیت این پروژه زیرمجموعه هایی - همان Sub-SPOA - برای هر معیار اصلی که باید گزارش می کردیم، مشخص کند.

3-باید به SPOA اختیارات داده گردد

در بسیاری موارد مدیران پروژه اثرگذاری کافی برای رسیدن به موعد مقرر ارائه پروژه و دستیابی به نتیجه را ندارند. برای کسب پیروزیت، SPOA احتیاج دارد توانایی محول کردن کار ها به همکارانی که از لحاظ سلسله مراتب سازمانی بر آن ها اختیارات مدیریتی ندارد، را داشته باشد و قادر باشد از مدیران درخواست منابع کند، تا بتواند اوضاع را به جهت صحیح خود راهنمایی کند.

ماهیت موردی و موقت این نقش در اینجا یاری می نماید و به همین علت است که هر کسی می تواند این نقش را بر عهده بگیرد. همین طور شما می توانید هنگام مشخص SPOA برای پروژه هایی که شامل ماموریت های حیاتی هستند، سلسله مراتب سازمانی موجود را در نظر بگیرید و به آن ها اختیارات دهید تا در زمینه های خاص پروژه خود با اقتدار عمل نمایند.

4-SPOA باید در برقراری ارتباطات عالی باشد، اما احتیاجی نیست لزوما یک متخصص باشد

در اینجا مهم ترین مهارت این است که بتوان اطلاعات نامتناسب را به خوبی ترکیب کرد و به وضوح گفت این چیزی است که من می بینم، اینجا جایی است که خوب عمل می کنیم، اینجا جایی است که این طور عمل نمی کنیم و در نهایت این چیزی است که از جانب شما احتیاج داریم تا به هدف مان برسیم.

5- برای مشخص SPOA منتظر نمانید

اگر در پروژه ای با گذشت زمان به جایی رسیدید که تازه متوجه شدید از ابتدا واقعا باید یک SPOA می داشتید، دیگر برای این کار خیلی دیر است. در آن نقطه این کوشش احتمالا از زمان بندی عقب می افتد و با سردرگمی و ناامیدی همراه خواهد بود - که این کار ایجاد اشتیاق در اشخاص برای پذیرش نقش SPOA را بسیار سخت تر خواهد نمود. یک قاعده سرانگشتی مفید داریم: اگر فکر می کنید پروژه ای ممکن است به SPOA احتیاج داشته باشد، در واقع قطعا به آن احتیاج دارد.

هیچ کس به تنهایی پیروز نمی گردد - در زندگی یا در کار؛ همکاری و مشارکت برای پیشرفت حیاتی است. اما اگر افراد گروه ندانند در نهایت چه کسی باید جوابگو باشد، حتی برای مشارکتی ترین افراد هم سخت خواهد بود که به شکل موثر با یکدیگر کار نمایند. روش نقطه مفرد جوابگویی پیشرفت را شتاب می بخشد، سردرگمی را کم می نماید و مشارکت موثر را تسهیل می نماید. مشخص SPOA ممکن است همه مسائل شما را حل نکند، ولی افراد را آزاد می نماید تا نقاط قوت خود را بیشینه سازند و نتایج را به ثمر برسانند.